外贸信函一般是指外贸公司及其人员在对外贸易活动中，相互往来的各种英文信件。外贸信函是沟通的主要工具，外贸人员不仅要懂得外贸英语，而且必须善于运用外贸英文与贸易伙伴进行书信交流。外贸信函分类外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系、寻求代理、查询信用、推销产品、询问报价、订购货物等数种。外贸信函并不要求卖家使用过于华丽优美的词句，只需要采用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思即可。围绕这一点，小编总结了几方面的内容，希望能对外贸信函有借鉴作用。外贸信函使用技巧语气语调　　由于用户写的外贸信函都是具有目的性的，因此在外贸信函里所采用的语气语调也应该符合目的。在写之前不妨考虑一下，这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响？是歉意，劝说性，还是坚决，要求的。这完全可以通过外贸信函中的语气语调来表现。真诚　　能够维持外贸合作的正常往来，真诚是必不可少的生意态度。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接　　跟用户一样，用户的合作伙伴们每天都要阅读大量外贸信函文件。所以，外贸信函一定要写得简明扼要，切中要点。如果是不符合主题或者对外贸信函目的不能产生利益的内容，就可以放弃。外贸信函使用要求在外贸信函中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使外贸信函是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。外贸信函除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的外贸信函还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等，都有其固定的位置。如下图：　　发文编号　　收文编号　　信头　　日期　　收信人地址　　特别指定阅信人　　称呼　　书信主题　　正文来源　　结尾　　签名附件总而言之，注意使用外贸信函的技巧，不仅提高外贸业务的交易，还能有效减少沟通障碍。此外，外贸信函作为主要的沟通工具，外贸人员除了懂得外贸英语，而且还善于运用外贸英文与合作伙伴进行书信交流。